En casi cualquier trabajo es necesario archivar documentos en soporte digital.
Métodos para archivar documentos en soporte digital
El soporte digital es aquella información que ha sido producida y distribuida por medio de sistemas electrónicos y que tiene que ser leída en un dispositivo informático.
El soporte tradicional es el conjunto ordenado de documentos físicos. También el local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades.
En los servicios de alojamiento de archivos en soporte digital podemos encontrar infinidad de programas o aplicaciones, pero los más conocidos son: OneDrive, Dropbox, Google Drive, iCloud Drive, MediaFire, File Server, Infinito, Handy Backup, Accellion, WeTransfer… El que usamos en Espacio Asesor para la información de nuestros clientes es el de 10 ASESOR que tanto sirve para almacenar documentos propios como el de nuestros clientes, además que dispone de un servicio para que nuestros clientes puedan almacenar allí sus documentos, ya sea para uso propio o para compartir con cualquiera de nuestros diferentes departamentos.
Siete ventajas de archivar documentos en soporte digital.
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NORMALIZACIÓN DE ARCHIVOS
Es posible establecer un sistema de archivo y clasificación normalizado.
Aporta un orden y un control de búsqueda de los archivos.
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AHORRO DE ESPACIO, MATERIAL Y RECURSOS
Los documentos que tengamos la obligación legal de conservarlos durante años, podemos conservarlos en formato digital con plena validez legal gracias a la digitalización certificada, destruyendo el papel.
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AHORRO DE TIEMPO, INCREMENTODE EFICIENCIA
Elimina la necesidad de desplazarse del puesto de trabajo y perder tiempo localizando un documento determinado.
La búsqueda de los documentos digitales es instantáneos y se realizan con total certeza.
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ELIMINACIÓN DE RIESGOS LABORALES
Elimina el riesgo frente a accidentes o catástrofes (como un incendio, terremoto …)
El coste de la memoria digital es cada vez mas bajo y mantener capas de seguridad es cada día más sencillo.
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ACCESO INMEDIATO Y CONCURRENTEA LA DOCUMENTACIÓN
Permite el acceso on-line a documentos desde cual quiere lugar del mundo atreves de internet.
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INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE CONTABILIDAD
Se abre de nuevo una multitud de posibilidades que van desde la mera consulta, hasta la contabilidad automática.
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MEJORA DE SOSTENIBILDAD AMBIENTAL
La reducción de el papel y el mobiliario ayuda el medio ambiente y además mejor nuestra imagen frente al exterior.
En conclusión para archivar documentos el soporte digital proporciona muchas mas ventajas frente al soporte tradicional. Pero ambas pueden servir para almacenar nuestros documentos.
La valoración de documentos digitales es óptima cuando están los documentos activos. La fluidez es mayor, pero para ello se debe tener tecnología y muchas veces necesidad de internet.
¿A ti cuál te gusta más?
