Se acerca principio de año y se te ha pasado por la cabeza cambiar de asesoría, y estás algo intranquilo porque no sabes cómo afrontar los trámites para realizarlo. Quizás un poco de razón tienes, ya que la documentación que tienes que tramitar es relativamente importante; Cualquier descuido, mala información o pérdida podría acarrearte un problema más o menos grave en tu negocio.
A continuación, te damos las cuatro claves que debería tener en cuenta, para que afrontes el cambio de manera tranquila:
¿Cuándo es mejor cambiar?
Cualquier momento es bueno si realmente no estás contento con el servicio que te están prestando, pero el mejor momento sin duda, para realizar tu cambio de asesoría es durante los tres primeros meses del año.
Aprovecha diciembre para realizar una selección de la asesoría que más te convengan y así no te pille el toro. Acuerda con tu asesor actual cerrar todas las gestiones que queden pendientes del año natural en curso y te entregue los datos del año cerrado.
En enero puedes acabar de perfilar que asesoría te interesa más, revisar con tu antiguo asesor que se han presentado todos los documentos, que la empresa está al día y cerrar el año. En caso de algún tipo de negligencia por parte del despacho, solicitarle las responsabilidades pertinentes.
¿Por qué en estas fechas?
La actividad contable y fiscal de autónomos y empresas normalmente se inicia el día 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre, con el cierre de las cuentas.
Si te cambias de asesoría los tres primeros meses del año, la nueva asesoría puede iniciar un nuevo período contable, sin la necesidad de cruzar los datos del año anterior (salvo los relativos al cierre anual del año anterior, en caso de sociedades) y así evitar errores, cuotas dobles o duplicidades fruto de este cruce de información
Al tener ubicadas las fechas de los cambios, también te servirá para depurar responsabilidades ante posibles problemas futuros.
En cambio, si lo realizas a mitad de año, el nuevo asesor necesitará incorporar en su base de datos toda la información anterior del año en curso, donde cabe incluso la posibilidad de que te la entreguen desactualizada y que puede generarte un sobrecoste al tener que actualizarla y posibles errores en el cruce de datos.
Recuerda que, si en diciembre ya tienes pensado realizar el cambio, no entregues documentación relativa al año posterior que se va a iniciar, para evitar nuevamente un cruce de información.
¿Cómo debo hacerlo?
De manera verbal o escrita, en función de cuál sea tu relación con tu asesoría y lo que tengas firmado. Debes asegurarte previamente de que no tengas ningún tipo de permanencia o cláusula de preaviso.
Debes solicitar todos los documentos (más adelante te vamos a detallar cuales), pero es importante que sepas que el despacho tiene que entregarte absolutamente todos los documentos y trámites (fiscal, contable, laboral, mercantil) realizados de tu empresa y en ningún concepto pueden negarse a entregártelos.
Solicita la entrega de tu certificado digital si está en su poder o revocarlo y sacar un nuevo. Este trámite no tiene coste. También es necesario revocar las asignaciones que tuviera en seguridad social, hacienda y demás organismos y dárselos al nuevo asesor.
Si tienes trabajadores, hay que realizar el cambio de autorizado en red de la empresa poniendo a la nueva asesoría, para que puedan gestionar a los trabajadores, este trámite se realiza con el certificado digital. Asegúrate de que la asesoría saliente haya presentado los seguros sociales hasta el último, antes de proceder al cambio.
¿Qué debo solicitar?
En esta parte hay que separar si eres autónomos persona física o sociedad. Cada una tiene sus eventualidades:
Autónomos personas físicas:
No existe una obligación de llevar una contabilidad. La obligatoriedad es llevar un registro de facturas de ingresos gastos y bienes de inversión de la actividad.
- Declaraciones Censales (modelo 036 o 037)
- Contratos, información laboral, nóminas, TC1 y TC2 (seguros sociales de los trabajadores)
- Libros registro compras, ventas y bienes de inversión
- Declaraciones de IVA, el modelo 303 de las declaraciones trimestrales y el modelo 390 de la declaración anual
- Declaraciones de IRPF, modelos 111 y 190. Además, si tienes locales, también deberías solicitar los modelos 115 y 180.
Y mucho ojo:
Estos documentos que se detallan a continuación, se presentan más tarde de enero. Debes acordar con tu antiguo o nuevo asesor, que se va a hacer cargo de la presentación de estos documentos. Lo ideal es que sea el antiguo asesor bajo la supervisión del nuevo, ya que dispone de toda la información necesaria y conoce la operativa que se ha llevado durante el año.
- El modelo 347, que se entrega anualmente y hace referencia a las operaciones superiores a 3.000 euros. 28/02
Sociedades:
Obligación de llevar una contabilidad regulada y hay que tener en cuenta algunas cosas más:
- Declaraciones Censales (modelo 036 o 037)
- Escrituras o contratos, información laboral, nóminas, TC1 y TC2 (seguros sociales de los trabajadores)
- Libros oficiales, como el Libro Diario y los balances.
- Libros auxiliares, como el registro del IVA o el Libro Mayor y fichas y tablas de inmovilizado.
- Declaraciones de IVA, el modelo 303 de las declaraciones trimestrales y el modelo 390 de la declaración anual
- Declaraciones de IRPF, modelos 111 y 190. Además, si tienes locales, también deberías solicitar los modelos 115 y 180.
Y mucho ojo:
Estos documentos que se detallan a continuación se presentan más tarde de enero, debes acordar con tu antiguo o nuevo asesor, que se va a hacer cargo de la presentación de estos documentos. Lo ideal es que sea el antiguo asesor bajo supervisión del nuevo, ya que dispone de toda la información necesaria y conoce la operativa que se ha llevado durante el año.
- Modelo 200 del Impuesto de Sociedades. Fecha límite de presentación 30/06
- Cuentas anuales del Registro Mercantil. Fecha límite de presentación 31/03
- El modelo 347, que se entrega anualmente y hace referencia a las operaciones superiores a 3.000 euros. Fecha límite presentación 28/02
Es importante indicaros que es obligación del empresario (sea autónomo o sociedad) conservar toda la documentación y los libros oficiales de la actividad, así como presentarlos ante la Agencia Tributaria si así se nos requiere.
Si te entregan la documentación en formato papel, solicita si es posible, la documentación digitalizada, eso es muy común en las actuales asesorías y guárdala como un tesoro, por si las moscas.
En la actualidad toda la información relativa a hacienda, Seguridad Social o Registro Mercantil es muy fácil de descargar, si se posee de certificado electrónico.
Por último, nuestra experiencia nos indica que el proceso de cambio se suele realizar sin contratiempos importantes, ya que todas las asesorías son bastante colaborativas a la hora de entregar la documentación y de facilitar el cambio.
