Si eres autónomo, probablemente te hayas preguntado alguna vez: ¿puedo deducirme este gasto?
El teléfono, internet, una comida con un cliente, la gasolina, un ordenador, un viaje de trabajo o incluso determinados gastos de casa pueden estar relacionados con tu actividad. Sin embargo, eso no significa que todos ellos sean automáticamente deducibles.
Para entender correctamente los gastos deducibles de los autónomos, hay que partir de una idea básica: el gasto debe estar relacionado con la actividad económica y debe poder justificarse.
Y hay otra cuestión importante: no es lo mismo deducir un gasto en el IRPF que deducir el IVA de una factura.
Vamos a verlo paso a paso.
¿Qué se considera un gasto deducible para un autónomo?
Con carácter general, un autónomo puede deducir los gastos necesarios o relacionados con el desarrollo de su actividad económica.
Para ello, el gasto debe cumplir una serie de requisitos:
- Estar vinculado a la actividad profesional o empresarial.
- Estar correctamente justificado, normalmente mediante factura.
- Estar registrado en la contabilidad o en los libros registro del autónomo.
- Corresponder al ejercicio económico en el que se pretende deducir.
Por ejemplo, si eres diseñador gráfico y compras un ordenador para trabajar, existe una relación clara entre esa compra y tu actividad.
En cambio, comprar un televisor para tu vivienda particular difícilmente podrá considerarse un gasto profesional simplemente porque seas autónomo.
La pregunta fundamental que deberías hacerte es:
¿Puedo demostrar que este gasto está relacionado con mi actividad?
¿Necesito siempre una factura?
Es recomendable solicitar siempre factura completa a nombre del autónomo, incluyendo sus datos fiscales.
Especialmente si quieres deducir el IVA, disponer de una factura correctamente emitida resulta fundamental.
Un justificante bancario, un movimiento de tarjeta o el cargo en la cuenta corriente no sustituyen por sí solos a una factura.
Por eso, una buena práctica para cualquier autónomo es pedir factura de todos los gastos relacionados con su actividad y conservar correctamente la documentación.
¿Qué gastos puede deducir normalmente un autónomo?
Los gastos dependerán mucho del tipo de actividad desarrollada. No tiene los mismos gastos un arquitecto que un restaurante, un fisioterapeuta o un profesional que trabaja exclusivamente desde casa.
Aun así, existen determinados gastos deducibles habituales entre los autónomos.
Material y compras
Puedes incluir las compras necesarias para desarrollar tu actividad: mercancías, materias primas, material de oficina, consumibles y otros elementos utilizados profesionalmente.
Ordenadores, maquinaria y equipos
Un ordenador, una impresora, un teléfono profesional, maquinaria o determinados equipos necesarios para desarrollar la actividad pueden ser deducibles.
Sin embargo, cuando se trata de bienes que van a utilizarse durante varios años, puede ser necesario contabilizarlos como inmovilizado y deducir su coste mediante amortizaciones, en lugar de considerar todo su importe como gasto del año de compra.
Alquiler de oficina o local
Si desarrollas tu actividad desde una oficina, despacho, nave o local alquilado, el alquiler y determinados gastos asociados al inmueble pueden ser deducibles.
Asesoría y otros profesionales
Los honorarios de asesorías, abogados, consultores, informáticos, diseñadores u otros profesionales contratados para la actividad también pueden constituir un gasto deducible.
Programas informáticos y herramientas digitales
Actualmente son gastos muy habituales:
- Software de facturación.
- Programas de gestión.
- Suscripciones profesionales.
- Almacenamiento en la nube.
- Hosting.
- Dominios.
- Herramientas de diseño.
- Plataformas necesarias para desarrollar el trabajo.
Siempre deberá existir una relación entre el servicio contratado y la actividad económica.
Publicidad y marketing
Los gastos destinados a promocionar el negocio también pueden ser deducibles: campañas publicitarias, anuncios en Google o redes sociales, diseño gráfico, página web, posicionamiento SEO, impresión de material publicitario, etc.
Seguros
Los seguros relacionados directamente con la actividad pueden tener la consideración de gasto deducible.
Por ejemplo, un seguro de responsabilidad civil profesional puede ser habitual en determinadas profesiones.
Cuota de autónomos
Las cantidades satisfechas a la Seguridad Social por el trabajador autónomo son, con carácter general, un gasto fiscalmente deducible en el IRPF.
Formación profesional
Los cursos, formaciones, congresos o actividades formativas pueden ser deducibles cuando estén relacionados con la actividad que desarrolla el autónomo.
No basta con que una formación resulte interesante personalmente: debe existir una vinculación razonable con la actividad profesional.
¿Qué ocurre si trabajo desde casa?
Esta es una de las dudas más frecuentes.
Si utilizas parte de tu vivienda habitual para desarrollar tu actividad, determinados gastos pueden ser deducibles, pero no significa que puedas deducir todos los gastos de la vivienda.
Es importante que la vivienda esté correctamente afectada a la actividad y determinar qué parte de ella se utiliza profesionalmente.
Además, existen reglas específicas para gastos como electricidad, agua, gas, telefonía o internet.
Por eso, trabajar desde casa no implica automáticamente poder deducir un porcentaje cualquiera de todos los recibos.
¿Puedo deducirme el coche y la gasolina?
El vehículo es probablemente uno de los gastos que más dudas genera entre los autónomos.
Y aquí hay que tener especial cuidado porque las reglas del IRPF y del IVA son diferentes.
La posibilidad de deducir la compra del vehículo, el combustible, reparaciones, seguros, aparcamientos y otros gastos asociados dependerá del uso que se haga del vehículo y de las circunstancias concretas de la actividad.
No es correcto asumir que todos los autónomos pueden deducirse automáticamente el coche o un determinado porcentaje de todos sus gastos.
En determinadas actividades la vinculación profesional resulta mucho más evidente que en otras.
Por tanto, el vehículo debe analizarse individualmente.
¿Y las comidas en restaurantes?
Los gastos de manutención del propio autónomo pueden ser deducibles cuando se cumplen los requisitos establecidos legalmente.
Entre otras cuestiones, existen límites económicos y condiciones respecto a dónde se realiza el gasto y cómo se paga.
No debe confundirse, además, una comida del propio autónomo durante un desplazamiento profesional con una comida mantenida con un cliente o proveedor. Fiscalmente pueden tener tratamientos diferentes.
Por eso, guardar simplemente el ticket de un restaurante no significa que cualquier comida pase a ser automáticamente deducible.
¿Los viajes y hoteles son deducibles?
Un viaje puede ser deducible cuando esté directamente relacionado con la actividad.
Por ejemplo, un desplazamiento para visitar a un cliente, asistir a una feria profesional o acudir a una reunión puede tener una justificación profesional clara.
El problema aparece cuando se mezclan motivos profesionales y personales.
En estos casos resulta especialmente importante conservar documentación que permita acreditar el motivo profesional del viaje, además de las correspondientes facturas.
¿Es lo mismo deducir el gasto que deducir el IVA?
No, y esta es una de las cuestiones más importantes que debe conocer cualquier autónomo.
Cuando recibes una factura puedes encontrarte con dos cuestiones fiscales distintas:
1. El gasto en el IRPF.
El gasto puede reducir el rendimiento obtenido por la actividad si cumple los requisitos establecidos.
2. El IVA soportado.
El IVA incluido en la factura puede ser deducible en las declaraciones de IVA si cumple los requisitos previstos para este impuesto.
Las reglas de ambos impuestos no son exactamente iguales.
Por eso puede darse el caso de que un determinado gasto tenga un tratamiento en IRPF y otro distinto respecto al IVA.
¿Qué gastos no debería deducir un autónomo?
No deberían incluirse como gastos profesionales aquellos que sean exclusivamente particulares o que no tengan una relación justificable con la actividad.
Tampoco debe pensarse que pagar algo con la tarjeta o la cuenta bancaria utilizada para el negocio convierte automáticamente ese pago en deducible.
Hacienda puede solicitar que se justifique la relación entre el gasto y la actividad económica.
Por ello, ante gastos de naturaleza mixta o que puedan generar dudas —como vehículos, viajes, comidas, vivienda, teléfono o determinados bienes utilizados también de forma particular— conviene revisar cada situación antes de incluirlos.
Consejos para gestionar correctamente tus gastos como autónomo
Una buena organización puede evitar muchos problemas posteriormente:
- Solicita factura a tu nombre siempre que realices una compra relacionada con tu actividad.
- Conserva las facturas y justificantes.
- Intenta separar los gastos profesionales de los personales.
- Utiliza, si es posible, una cuenta bancaria específica para la actividad.
- Registra correctamente tus facturas y gastos.
- Conserva documentación adicional cuando sea necesario demostrar el motivo profesional de un gasto.
- Consulta antes de deducir gastos que puedan tener un uso profesional y personal.
Entonces, ¿cómo sé si puedo deducirme un gasto?
Antes de incluir una factura como gasto de tu actividad, hazte estas tres preguntas:
¿Está realmente relacionado con mi actividad?
¿Tengo documentación suficiente para justificarlo?
¿Puedo demostrar por qué necesitaba este gasto para desarrollar mi trabajo?
Si la respuesta no está clara, lo recomendable es analizar el gasto antes de deducirlo.
Conocer correctamente los gastos deducibles para autónomos no consiste en intentar incluir el mayor número posible de facturas. Se trata de identificar correctamente los gastos relacionados con la actividad, documentarlos y aplicar las reglas fiscales correspondientes.
De esta forma podrás aprovechar las deducciones a las que tienes derecho y, al mismo tiempo, reducir el riesgo de problemas ante una posible comprobación de Hacienda.
